Define una clasificación común
Utiliza categorías que el equipo pueda reconocer: documentación del cliente, comunicaciones, escritos, resoluciones, prueba, facturación y documentos internos. Una lista demasiado extensa termina utilizándose de forma inconsistente.
Nombres descriptivos
El nombre puede incluir fecha, tipo de documento y una descripción breve. Evita archivos como documento_final_final2.pdf. Si el sistema mantiene versiones, el nombre no necesita cargar toda esa información.
Controla las versiones
Identifica borradores, versiones enviadas y documento definitivo. Conserva quién realizó cada incorporación y cuándo. Para documentos colaborativos, establece quién puede declarar una versión como final.
Registra el origen
Saber si un archivo fue aportado por el cliente, recibido de otro profesional o generado por el despacho ayuda a interpretar su función y fiabilidad.
Solicita documentos de forma estructurada
Una solicitud debe quedar vinculada al expediente. Cuando se recibe el archivo, la herramienta debería asociarlo automáticamente y registrar la entrega.
Conservación y cierre
Define políticas para expedientes activos, cerrados y eliminaciones. Estas decisiones deben considerar obligaciones profesionales, contractuales y de protección de datos aplicables al despacho.