El problema que debe resolver
El cliente suele recibir peticiones por correo, enviar archivos con nombres poco descriptivos y preguntar después si han llegado. El despacho descarga adjuntos, los clasifica y reconstruye conversaciones. Un portal debería eliminar esos pasos, no añadir otra bandeja de entrada.
Solicitudes de documentación
La petición debe indicar qué documento se necesita, para qué asunto, con qué instrucciones y, si procede, antes de qué fecha. Cuando el cliente entrega el archivo, la solicitud se marca como completada y el despacho recibe una notificación útil.
Estado comprensible del expediente
El cliente no necesita ver el flujo interno completo. Necesita una explicación breve y honesta de la fase actual, la última actualización compartida y lo que se espera de él.
Documentos y firmas
El portal puede centralizar hojas de encargo, presupuestos, documentos compartidos y solicitudes de aceptación. Si se ofrece firma electrónica, debe explicarse el proveedor, el nivel de firma y la evidencia conservada.
Facturas y pagos
Mostrar facturas emitidas, vencimientos y pagos registrados reduce consultas administrativas. La información económica compartida debe coincidir con el sistema interno del despacho.
Permisos y confidencialidad
Cada cliente debe acceder únicamente a sus asuntos y a los elementos publicados para él. Las notas internas, borradores y estrategia jurídica deben permanecer separados.
Indicadores para saber si funciona
- Tiempo entre solicitud y recepción de documentos.
- Número de recordatorios manuales enviados.
- Consultas sobre el estado del asunto.
- Porcentaje de hojas de encargo completadas.
- Facturas consultadas y pagos pendientes.